28 июня 2020 года в рамках Федерального закона №122 от 24.04.2020 г был запущен всероссийский эксперимент, который позволяет компаниям перевести кадровый документооборот в электронный вид, тем самым повысить эффективность и автоматизировать процесс работы с документами. Эксперимент привлек к себе особое внимание работодателей и собственников бизнеса, на текущий момент в проекте принимают участие более 70 компаний, автоматизирующих процессы работы кадровых служб. IT-компания «ММК-Информсервис», являясь одним из первых участников эксперимента, разработала собственное решение на базе системы «АТАЧ», которое позволяет сотрудникам отдела труда и заработной платы оформлять кадровые документы в электронном виде и вести работу по ним в дистанционном формате. Как работодатель, так и работник получили возможность подписывать документы «облачной» усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Эксперимент начался в августе 2020 года и продлится до 31 марта 2021 года, но уже сегодня компания «ММК-Информсервис» поделится своим опытом и расскажет о возможностях кадрового решения на системе «АТАЧ».
«АТАЧ» – российская инновационная система по управлению бизнес-процессами электронного документооборота и корпоративных коммуникаций, разработанная «ММК-Информсервис». Возможности системы сегодня позволяют любой компании вести работу с документами просто, быстро и эффективно. Интерфейс системы понятен любому пользователю, а широкий функционал позволяет максимально эффективно и быстро работать с документами в электронном виде из любой точки мира.
«АТАЧ» как единая система цифровизации любого процесса жизнедеятельности предприятия активно развивается, и уже сегодня успешно используется для более чем 15 000 пользователей из 65 компаний таких отраслей как: черная и цветная металлургия, горнодобывающая промышленность и пр.
«ММК-Информсервис» в октябре 2020 года успешно перевел кадровое делопроизводство в электронный вид на базе системы «АТАЧ». Несмотря на специфику кадровых бизнес-процессов, новый вид электронного документооборота удалось легко настроить в системе, за счет гибкой архитектуры программного продукта и неограниченного функционала. Мобильная и эффективная система с дружественным интуитивно-понятным интерфейсом, высоким быстродействием (отклик программы до 200 мс на любые операции в системе) превратила работу с бумагами кадрового делопроизводства в легкий и быстрый процесс без специального обучения:
- Более 35 кадровых документов теперь оформляются только в электронном виде, таких как докладная руководителю о дисциплинарном взыскании, заявление о переносе отпуска, заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом, заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам, предоставление отпуска по уходу за ребенком, объяснительная, приказ на перевод, соглашение, приказ освобождение от работы, протокол ознакомления, служебная записка на работу в выходные дни, отзыв из отпуска и др.
- Система позволяет в один клик настраивать маршруты согласования и подписания документов для кадровых процессов, таких как перевод сотрудников, оформление различных видов отпусков, ознакомление с локальными нормативными актами и организационно-распорядительными документами.
- Подписание кадровых документов производится с помощью УКЭП на основе технологии «облачного» подписания с компьютера, планшета или смартфона, при этом сохранена возможность подписания с использованием USB токена в качестве носителя ключа подписи. Пользователь при наличии двух технологий подписания может выбрать удобный для него способ. Сотрудники «ММК-Информсервис» теперь не тратят дополнительное время на поездку в офис рискуя здоровьем в условиях пандемии и временем, которое теперь высвобождается на продуктивные задачи, направленные на эффективность предприятия в целом.
Безусловно, уже сейчас можно отметить ряд преимуществ внедрения кадрового решения на «АТАЧ»:
-
экономия времени на работу с кадровыми документами от 15 минут до 1 часа на создание, согласование и подписание документов, благодаря интуитивно-понятному интерфейсу АТАЧ, любое важное действие в системе выполняется мгновенно;
-
увеличение производительности труда и общей дисциплины формирования кадровых документов за счет автоматического планирования и контроля сроков подписания и согласования документов, согласно требований трудового законодательства;
-
сокращение расходов на бумагу и хранение документации, за счет создания и хранения документов только в электронном виде.
Благодаря внедрению кадрового решения на системе «АТАЧ» больше не нужно писать бумажные заявления и тратить время на сбор подписей. Теперь, сотрудник (или работодатель) создает по шаблону необходимый первичный документ, система автоматически отправляет его на подписание и формирует исходящие документы, что значительно упрощает работу. Так, например, в текущих условиях пандемии оформление сотрудника в отпуск могло занимать до двух дней, а при работе в «АТАЧ» на это уходит не более часа. Сотрудник просто заполняет шаблон заявления на отпуск, отправляет его и система автоматически формирует приказ и направляет его всем задействованным в цепочке подписания и ознакомления.
Группа ПАО «ММК» с 2016 года эффективно использует «АТАЧ» как основную систему электронного документооборота и в ближайшее время рассматривает возможность перевода кадровых процессов в электронный вид, с помощью масштабирования готового решения «Кадровый АТАЧ», прошедшего опытную эксплуатацию в ММК Информсервис более чем на 600 пользователях, и готового к реализации в качестве коммерческого решения.
На сегодняшний день, открыта возможность проведения демонстрации системы для любого предприятия, по ссылке: Cистема электронного документооборота — разработка и внедрение (is-mmk.ru)
