Центр технологий роботизации «Некст» для оптимизации работы управления образования администрации Магнитогорска роботизировал процесс формирования нормативных затрат и объёма субсидий по выполнению муниципального задания на оказание муниципальных услуг.
Каждое учреждение, будь то школа, детский сад, школа с группами дошкольного образования, школа-интернат, организация дополнительного образования детей или методический центр, имеет свой перечень оказываемых жителям города муниципальных услуг, которые субсидируются из федерального, областного и местного бюджетов. Всего в ведении управления образования находятся 183 учреждения. Субсидии рассчитываются на основании нормативных затрат, которые корректируются в течение года.
«В каждом из 183 учреждений от 15 до 32 видов услуг, – уточняет заместитель главы города Александра Макарова. – Для эффективности реализации муниципальных программ требуется обработка большого массива информации. Управление экономики и инвестиций совместно с управлением образования разрабатывают таблицы, в которые заносятся различные показатели в рамках действующих нормативных и методических документов, данные по закупочной деятельности и многое другое, до 40 позиций. До недавнего времени процесс формирования и расчёта нормативных затрат и объёма субсидий выполнялся сотрудниками вручную».
«В школах реализуются до 24 услуг, в детских садах – до 32, – подчеркнула начальник управления образования Наталья Сафонова. – В школе реализуются программы начального общего, основного общего, среднего общего образования, а также адаптированные образовательные программы для обучающихся с ОВЗ, программы с углублённым изучением отдельных учебных предметов, предметных областей, программа для обучающихся детей-инвалидов, нуждающихся в длительном лечении, проходящих обучение по состоянию здоровья на дому. В учреждениях дошкольного образования реализуются основные общеобразовательные программы дошкольного образования и присмотр и уход, которые делятся на детей до трёх лет и от трёх до восьми лет, а также по направленности, например, компенсирующая для детей с ОВЗ, оздоровительная, группы для детей-инвалидов. У каждой услуги свои нормативы финансирования».
Бюджетный процесс состоит из множества однотипных, объёмных и часто повторяемых операций, и именно их результаты зачастую являются решающими для последующих действий. Так, для осуществления сверки и сверки и расчёта нормативных затрат и объема субсидий к ним необходимо выполнить более 85 тысяч операций в месяц.
«Начали мы всю работу в рамках пилотного проекта роботизации в декабре 2021 года, заключили соглашение с «ЦТР «Некст», – говорит начальник финансово-экономического отдела управления образования Юлия Плотникова. – Сейчас мы на данном этапе практически заканчиваем отладку процесса. Есть небольшие погрешности, но все это поправится. Вообще, всё очень удобно. Файлы с данными, такие как финансовое обеспечение и норматив затрат, «робот» переносит в расчётную форму для формирования свода».
Чтобы полностью понять систему работы, которую должен выполнять робот, специалисты «ЦТР «Некст» проанализировали весь процесс и внедрили цифровое RPA-решение. Теперь программный робот RPA может заполнять документы, составлять отчёты, искать информацию и проверять её корректность.
«Мы совместно с ООО «ММК-Информсервис» являемся основным поставщиком программных роботов и решений RPA для группы компаний ММК», – отмечает директор ООО «ЦТР «Некст» Михаил Верисов. – Также мы делаем проекты роботизации для большого количества клиентов как из металлургии, так и из других сфер. В любых направлениях, где есть бизнес-процессы, возможно применение программных роботов RPA (технология Robotic process automation). Главной особенностью робота является то, что он, не теряя внимания и не делая ошибок, в режиме 24/7 занимается обработкой информации. Кроме того, в случае с роботом ошибки, связанные с человеческим фактором, полностью исключаются. Перепроверять за роботом, если алгоритм написан верно и протестирован, не имеет смысла. Не в ту ячейку заглянул, не туда вставил значение – такого не бывает».
Внедрение программного робота позволяет сократить трудозатраты и облегчить работу сотрудника, а также исключить возникающие ошибки, сформировать цифровой след всех произведённых операций
У рядовых сотрудников может возникнуть опасение, что их заменят роботы. При этом, по утверждению специалистов, программный робот не сможет полностью заменить человека, так как для подобной работы необходим также и аналитический и креативных подход в решении творческих задач.
«Внедрение программных роботов не говорит о том, что не будет бухгалтеров и экономистов, – подчёркивает Александра Макарова. – Каждый процесс подвергается мониторингу, правильно он ведётся или уже устарел и его нужно улучшать. Этот анализ делают профессиональные люди, которые сами разрабатывают методику и критерии для её оценки. Эти службы будут более качественно и своевременно делать этот анализ, когда им не придётся 90 процентов времени разносить в ячейки таблиц информацию».
Кроме того, роботизация позволила оптимизировать рабочий процесс по сокращению затрат на печать отчётов. Так, ранее сотрудники печатали документы на бумаге для удобства сравнения данных. В будущем применение данной разработки можно распространить на подобные процессы в смежных подразделениях.
«Цифровая трансформация государственных органов управления является одной из приоритетных задач, – отметила заместитель главы Магнитогорска Александра Макарова. – В рамках реализации региональной «Стратегии цифровой трансформации ключевых отраслей экономики, социальной сферы и государственного управления» администрация города планирует продолжать цифровизацию своих подразделений, в том числе используя комплексную роботизацию бизнес-процессов».
