Решение о перепланировке четырёхэтажного здания площадью 1297 квадратных метров по улице Кирова, 90/1 под архив было принято руководством ММК в октябре 2018 года. В 2019 начались ремонтные работы, и вот год спустя директор комбината Павел Шиляев перерезал символическую красную ленточку и оценил полученный результат: семь архивохранилищ общей площадью около 600 квадратных метров, в которых за счёт оптимальной компоновки оборудования достигается практически двукратное увеличение количества хранимых документов на единицу площади, удобные кабинеты для сотрудников, помещения для работы с посетителями, подвальное помещение, где находится оборудование для уничтожения списанной документации.
- Прежде вся эта документация находилась в разных помещениях и в разных местах, часть располагалась на территории ММК, что не совсем удобно: для того чтобы получить какой-либо документ, людям приходилось оформлять пропуск на комбинат,- отмечает генеральный директор ПАО "ММК" Павел Шиляев. - Кроме того, хранились документы не в самых лучших условиях, поэтому приняли решение собрать всё воедино и создать цивилизованные условия хранения и выдачи документации. Это большое и современное здание - подарок дочернему обществу "ММК- Учётный центр" ко Дню металлурга.
По словам директора ООО "ММК-Учётный центр" Оксаны Самойловой, вопрос об организации централизованного архива назревал с момента образования ООО "ММК-Учётный центр", так как имеющиеся архивные площади с трудом вмещали существующий массив документов, в связи с чем возникали трудности с организацией своевременного представления документации по запросам контролирующих органов.
- Благодаря помощи генерального директора предприятия Павла Владимировича Шиляева и директора по корпоративным вопросам и социальным программам Сергея Валентиновича Кривощёкова, который поддержал проект по централизации архивов ММК и курировал весь процесс реконструкции, мы получили просторное здание, оборудование с учётом всех требований законодательства и архивного дела, - рассказывает Оксана Самойлова.
В новый архив перевезено более ста тонн документов, в переводе на архивный "язык" - это сто тысяч единиц хранения: документация бухгалтерского и налогового учёта ПАО "ММК" и дочерних обществ, документы по корпоративному законодательству, дела по спорам с налоговыми, административными, таможенными и иными органами государственной власти, документы по уголовным делам и исполнительному производству, договорная документация, отгрузочные документы и коммерческие счета по контрактам со странами ближнего и дальнего зарубежья.
- Основной объём документов перемещён из здания информационно-вычислительного центра, расположенного в районе ЛПЦ-4, из бомбоубежища неподалёку от инженерного корпуса, подвальных помещений заводоуправления и помещения на пятом этаже здания коммерческого центра, - рассказывает старший менеджер архива ПАО "ММК" Сергей Циглер. - В здании архива предусмотрен резерв площадей для хранения документов других подразделений и обществ Группы ПАО "ММК".
За полтора года в здании на Кирова 90/1 проделан колоссальный объём работ: вместо прежней кабинетной системы организованы специализированные архивные залы, учитывая возросшую нагрузку - проведено усиление металлических конструкций, и всё это, как говорят на комбинате, в условиях действующего производства, то есть строили, перевозили и работали с документацией - одновременно.
Помещения оборудованы современными мобильными стеллажами, которые позволяют вмещать большое количество архивных дел. Новая вентиляционная система обеспечивает необходимые для длительного хранения документов температуру и влажность. Каждый этаж оснащён современной сигнализацией - на случай попытки проникновения в здание архива посторонних лиц, и системой сухого пожаротушения. Учтены и требования по доставке документов, для чего установлена эстакада с навесами, позволяющая разгружать документацию, бумажные грузы при любой погоде.
- Для утилизации документов с истёкшим сроком хранения установлен шрёдер, - перечисляет достоинства нового архива Оксана Самойлова. - Отлично организованы рабочие места: установлены большие удобные письменные столы, позволяющие расположить большое количество архивных дел и обеспечивающие оперативный поиск необходимых бумаг по требованиям налоговых и государственных органов. Грузовой лифт позволяет без труда перемещать архивы по этажам, а раньше сотрудникам приходилось переносить кипы бумаг вручную. Абсолютно все пожелания, которые высказывали в ходе ремонта, учтены, так что лучший подарок к профессиональному празднику трудно себе представить.
